La comunicación es una de las “soft skills” más importantes que debes dominar como profesional independiente porque te dará una enorme ventaja competitiva sobre otras propuestas. Aunque seas muy bueno en lo que haces, si no sabes expresarte adecuadamente, es probable que pierdas varias oportunidades de trabajo. 

La comunicación, entre otras cosas, es imprescindible para:

• Abrir puertas y dar una gran primera impresión
• Evitar y mitigar conflictos
• Solucionar problemas y comunicar ideas complejas
• Construir confianza y relaciones a largo plazo

El decálogo del freelancer para la comunicación asertiva con el cliente

1. Aprende a escuchar y analizar

Antes de lanzarte con todo a mandar una propuesta, date un momento para leer a detalle el proyecto y analizar qué es lo que podría funcionarle mejor al cliente. Esto permitirá que ambos ahorren mucho tiempo en aclaraciones. 

Puedes ir desarrollando escucha activa con esta planilla de cotización en mente para ir chequeando que tienes todo lo que necesitas. Luego, analiza la información e identifica los temas que normalmente te cuesta tratar (dinero, fechas de entrega, flexibilidad en cambios, etc.):

• Cuánto cuesta
• Exactamente qué incluye (entregables)
• Ejemplos de trabajos similares
• Beneficios de lo que vas a entregar (el “para qué”, ejemplo: copy persuasivo para cerrar más conversiones en sitio, video promocional animado para obtener más reacciones en redes, etc)
• Cuándo se entrega
• Cuál es la política de cambios
• Qué necesitas para comenzar a trabajar

Recuerda que la comunicación da garantía de cumplimiento tanto al cliente como a ti en caso de alguna controversia. Así que cada uno de los puntos anteriores debe quedar reflejado con evidencias en el chat para que todos los implicados puedan trabajar con total confianza. 

2. Muestra interés y empatía 

Siempre muestra un interés genuino en el proyecto y prioriza el interés de tu cliente.  Personaliza al máximo tu propuesta y, si es pertinente, recomienda mejoras desde el inicio y no olvides dar ese “extra” que te caracteriza. Considera que los clientes están buscando aliados que se tomen el trabajo con la misma importancia y seriedad que tiene para su negocio.

Muchas veces el cliente no tiene muy claro lo que quiere o lo que está buscando. Evita embarcarte en proyectos que sabes que no están bien planteados o estructurados, o entregar “sólo lo que te piden” aunque sepas que no es realmente lo que el cliente necesita.

3. Pregunta (pero solo lo necesario)

Aprender a hacer las preguntas correctas es imprescindible para agilizar procesos, evitar malos entendidos y dar una gran primera impresión. Todo proyecto tiene una razón de ser, un objetivo y unas circunstancias particulares. Aquí hay una serie de preguntas que pueden ayudarte mucho a contextualizar más y mejor:

• ¿Cuál es el objetivo general del proyecto?
• ¿Qué problema, reto o necesidad  específica se quiere resolver?
• ¿Cuál es el rango de presupuesto?
• ¿El cliente tiene experiencia con proyectos similares?
• ¿Hay ejemplos de casos de éxito que quiera emular?
• ¿Cuál sería el principal desafío del proyecto?
• ¿Qué tipo de comunicación y feedback espera el cliente?
• ¿Qué papel juega tu cliente directo en su compañía o empresa?

Finalmente, si es posible tú adelántate e investiga lo que tengas a mano de la empresa o emprendimiento.

4. Cuida tu redacción

En la comunicación escrita, la redacción equivale a tu lenguaje corporal, y todos sabemos lo importante que es eso para generar confianza. Si la ortografía y la gramática no son tu fuerte, te recomendamos ampliamente que te apoyes con algún buen autocorrector, pero, sobre todo, que inviertas algo de tiempo aprendiendo las reglas básicas de la redacción.

Sabemos que se trata de una habilidad que puede no sonar muy relevante si te dedicas, por ejemplo, al diseño web, pero te sorprendería la cantidad de propuestas geniales que son automáticamente descartadas sólo por llevar errores de ortografía.

5. Habla con la confianza de un experto

Recuerda que tú eres el experto y es muy importante proyectarle eso al cliente. Exprésate con la confianza de saber perfectamente de lo que estás hablando, y, si no lo sabes, averígualo a fondo antes de lanzar una propuesta.

Tener la confianza de un experto también significa poner el énfasis en el valor de tu trabajo y no en su “costo”. Saber cuándo decir  “no” y jamás infravalorar tus capacidades. 

Es invaluable la convicción de no aceptar un proyecto mal pagado, o de no colaborar con un cliente que no demuestra ética de trabajo. Por ejemplo: cuando quiere contactarte fuera de la plataforma. Esto demuestra gran profesionalidad y evita muchos problemas a futuro, además de que sanea un poco la competitividad del entorno freelancing.

6. Mantenlo simple

Considera que, aunque tú puedes ver un amplio abanico de posibilidades y oportunidades que se derivan del proyecto o la necesidad primaria de tu cliente, éste tiene prioridades y lo que más le interesa en el momento es lograr el objetivo principal que se planteó. 

Así que está muy bien que hagas algunas propuestas de mejora, pero mantenlas simples y acotadas a lo que el cliente necesita. Finalizando el proyecto y una vez que vean lo genial que es tu trabajo, ya podrías hacer propuestas un poco más elaboradas para seguir ayudándolos a evolucionar hacia otros panoramas. 

7. Adapta tu lenguaje a tu audiencia

Identifica desde el inicio el estilo de comunicación de tu cliente. No todos los contactos son igual de formales, casuales o manejan un vocabulario tan técnico, y a ti como freelancer es a quien le  toca adaptarse a su lenguaje. 

Una vez cerrado el trato, también ofrécele a tu cliente alternativas para que puedan comunicarse más cómoda, rápida y asertivamente (Mail, WhatsApp, Zoom, etc). Evita depender de una sola forma de comunicación pero considera, eso sí, que debe quedar evidencia de todo lo importante dentro de la plataforma, para poder proteger tu trabajo. 

Las herramientas para el trabajo colaborativo como Drive, Trello o Evernote también pueden ser muy útiles. Finalmente, no olvides tener siempre un respaldo de lo hablado y entregado.  

8. Fomenta el feedback 

El feedback o retroalimentación mutua es fundamental para que tanto tú como tu cliente puedan seguir mejorando. Al final del proyecto, no te olvides de indicar con toda amabilidad y tacto al cliente qué mejoras podría implementar para tener más éxito en el futuro en lo relacionado con el trabajo que han hecho juntos. 

Así mismo, anímalo a que te brinde sin miedo y con confianza feedback tanto positivo como negativo de tu trabajo.

9. Sé propositivo y crea relaciones a largo plazo 

Siempre que finalices un proyecto, luego del feedback mutuo, hazle una propuesta al cliente para seguir creciendo, mejorar el proyecto o expandirlo en un futuro cercano. Pasado un tiempo, contactarlo de nuevo y averigua qué resultados le está dando tu trabajo. 

10. No abrumes

Finalmente, considera que una vez que enviaste tu propuesta puedes mandarle un pequeño recordatorio al cliente cuando no te contesta, pero tampoco se trata de que lo abrumes con mensajes diarios. 

Si has hecho tu parte y has dejado una propuesta fenomenal, clara y personalizada a las necesidades de tu prospecto, este volverá a ti tarde o temprano. 

 

 

 

 

 

 

Fuente: workana.com